1.Resumen Ejecutivo

La presente Política reafirma el compromiso de las empresas Wisetrack Chile S.A., Wisetrack Service S.A., Wisetrack Technology S.A y MiGPS S.A, en adelante, WISETRACK Corp. con la protección de los datos personales de trabajadores y terceros que confían en nuestros servicios, en conformidad con la legislación chilena relevante. La política define claramente las leyes aplicables, como la Ley 20.393 y la Ley 19.628, en relación con la violación de datos personales. Establece los pasos para la investigación, documentación y reporte de tales violaciones, así como las sanciones correspondientes para los responsables identificables. De este modo, garantizamos la integridad, disponibilidad y protección de la información, cumpliendo con los requisitos legales y normativos aplicables.

2.Objetivo de la Política

Definir los lineamientos y protocolos para la gestión y protección de datos personales en la organización, asegurando el cumplimiento de la Ley N° 20.393 y la Ley N° 19.628. Esto implica garantizar la privacidad y seguridad de la información mediante la implementación de medidas adecuadas que aseguren la integridad, confidencialidad y protección de los datos personales, alineándose con las normativas nacionales aplicables para cumplir con los requisitos legales y normativos en la protección de datos.

3.Alcance de la Política

Esta política se aplica a empleados, contratistas, proveedores y terceros con acceso a datos personales gestionados por la organización. Cubre su recopilación, almacenamiento, uso, transmisión y eliminación en los sistemas, procesos y operaciones de la organización, garantizando el cumplimiento de las leyes y normativas aplicables.

4.Compromiso

WISETRACK Corp., se compromete al adecuado tratamiento de los datos personales de las personas naturales y jurídicas, que tengan una relación con nuestras actividades, asegurando el derecho de información, acceso, actualización, inclusión, rectificación, supresión o cancelación, oposición y revocación del consentimiento: de acuerdo a los principios de tratamiento de datos personales, legalidad, consentimiento, finalidad, proporcionalidad, calidad, disposición de recursos y nivel de protección adecuado.

WISETRACK Corp., asegura la confidencialidad, integridad y disponibilidad en el tratamiento de los datos personales y la implementación de medidas de seguridad técnicas, organizativas y legales para garantizar la seguridad y prevenir la alteración, pérdida o acceso no autorizado a dichos datos, cumpliendo con lo establecido en la Ley 19.628 y Ley 20.393.

5.Legislaciones y estándares

WISETRACK Corp., se compromete a asegurar el derecho fundamental a la protección de los datos personales, conforme al artículo 19 N° 4 de la Constitución Política de la República de Chile y ley19.628, obtenidas de sus accionistas, clientes, proveedores, personal, colaboradores y cualquier otra persona natural que tenga contacto con la Organización, para garantizar el ejercicio de sus derechos.

WISETRACK Corp. asegura la protección de los datos personales basándose en la triada de seguridad:

• Confidencialidad: Cumplir con las disposiciones legales y contractuales vigentes en materia de protección de datos personales, implementando medidas de seguridad adecuadas para garantizar que la información sea accesible solo para quienes tienen autorización.
• Integridad: Garantizar los derechos de privacidad, intimidad, honra y buen nombre en el tratamiento de los datos personales. Todas las actividades se regirán por principios de legalidad, consentimiento, finalidad, proporcionalidad, calidad y seguridad, asegurando que los datos no sean alterados de manera no autorizada.
• Disponibilidad: Custodiar y prevenir el acceso no autorizado a los datos personales, asegurando el ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición. Informar a los usuarios sobre su responsabilidad en la veracidad y actualización de la información proporcionada.

Además, establece y comunica las responsabilidades del personal y colaboradores de la empresa respecto al tratamiento de datos personales. Capacitar al personal a través de métodos adecuados de comunicación para fortalecer el cumplimiento de esta política. Asegurar la provisión de recursos necesarios para establecer, implementar, mantener y mejorar continuamente la aplicación de estas medidas. La administración emitirá normativas y herramientas pertinentes para garantizar la adecuada implementación de esta política.

6.Tratamiento de Datos Personales

WISETRACK Corp, vela por la protección de los datos personales en todas sus fases:

• Recolección: Los datos de carácter personal de los trabajadores serán recolectados con el fin de gestionar la relación laboral y otros fines relacionados con la operación interna de la organización. Estos datos se recogen de forma que se garantiza su confidencialidad y conforme a los principios establecidos en la normativa aplicable.

• Uso: Los datos personales se utilizarán únicamente para los fines específicos para los cuales fueron recolectados, asegurando que el uso se realice de manera justa, lícita y transparente. Se restringe el acceso y uso a los trabajadores internos y externos, así como a terceros con un interés legítimo y justificado en dichos datos.

• Almacenamiento: Los datos personales serán almacenados en ubicaciones diseñadas específicamente para su protección, de acuerdo con los estándares de seguridad establecidos por la organización. La cual esta alineada con los estándares de seguridad de la información establecido en la normativa ISO 27001 e ISO 27701 y será utilizada para gestionar los datos de los trabajadores, donde se asignarán diferentes cuentas de usuario con privilegios y accesos específicos, garantizando que la información se maneje conforme a los permisos establecidos.

• Transmisión: La comunicación o actualización de los datos personales se realizará únicamente a los trabajadores, tanto internos como externos, y a terceros con un interés legítimo y justificado. Esta transmisión se realizará a través de medios considerados seguros por la organización, bajo la supervisión del Responsable de la Protección de Datos Personales.

• Conservación (Tiempos de Retención): Los datos personales serán almacenados por un periodo mínimo de 5 años y 1 día, y un periodo máximo de 6 años, contados a partir de la extinción de la relación laboral. Los datos personales que no se encuentren en esta categoría serán eliminados una vez que se haya cumplido el objetivo de su recolección y almacenamiento.

• Eliminación: Los datos personales serán eliminados una vez que se haya cumplido el propósito para el cual fueron recolectados. La única excepción a esta normativa será cuando una legislación específica o un contrato establezca plazos distintos para la conservación de los datos, o cuando se soliciten para algún tipo de investigación por parte de una entidad gubernamental o legislativa.

7.  Almacenamiento

WISETRACK Corp., se compromete a garantizar la seguridad y protección de los datos personales durante su almacenamiento, tanto en formato físico como lógico, a fin de evitar cualquier filtración, alteración o acceso no autorizado. El almacenamiento de los datos de carácter personal se llevará a cabo bajo los siguientes lineamientos:

7.1 Almacenamiento Físico:

• Los documentos físicos que contengan datos personales serán almacenados en ubicaciones seguras designadas específicamente para este propósito.
• Estas ubicaciones estarán resguardadas contra condiciones ambientales adversas, como polvo o humedad, que pudieran deteriorar la integridad de la documentación.
• El acceso a las áreas de almacenamiento físico será restringido únicamente al personal autorizado, mediante mecanismos de control de acceso biométrico u otros medios equivalentes que garanticen la seguridad.

7.2 Almacenamiento Lógico:

• Los datos personales almacenados en formato digital serán gestionados exclusivamente en plataformas autorizadas por WISETRACK Corp., que cuenten con medidas de seguridad robustas y acordes a las normativas aplicables.
• Estas plataformas estarán protegidas por controles de acceso basados en roles, garantizando que solo el personal autorizado pueda acceder a los datos.
• Se implementarán controles de cambios en los sistemas de almacenamiento lógico, de modo que cualquier modificación, eliminación o acceso a los datos quede registrado y sea trazable.
• Los datos personales estarán cifrados tanto en reposo como durante su transmisión, garantizando así su confidencialidad e integridad.
• Copias de seguridad periódicas serán realizadas en las plataformas de almacenamiento digital, asegurando que, en caso de un incidente o pérdida de datos, se pueda recuperar la información de manera oportuna y segura.

8. Eliminación de Datos

WISETRACK Corp., llevará a cabo la eliminación de los datos personales una vez que estos hayan cumplido su finalidad de recolección y haya transcurrido el período establecido en el punto 6. Tratamiento de Datos Personales de la presente política. La eliminación de datos se realiza siguiendo el proceso P-SGSI-08 Eliminación de datos, garantizando que no puedan ser recuperados o reutilizados, tanto en formato físico como lógico.

8.1. Eliminación Física:

• WISETRACK Corp., eliminará todas las copias físicas de los datos personales, destruyendo los documentos de manera manual mediante métodos seguros, como la trituración.
• Los restos del material destruido serán depositados en papeleras de seguridad designadas para la eliminación de documentos sensibles, garantizando que no puedan ser recuperados por personas no autorizadas.

8.2. Eliminación Lógica:

• Se eliminarán todas las copias digitales de los datos personales de las plataformas autorizadas por WISETRACK Corp., de forma definitiva, asegurando que no puedan ser restaurados o recuperados.
• La eliminación de los datos personales se realiza de forma permanente, imposibilitando la recuperación o restauración de los datos personales.
• En los casos en que exista una "papelera de reciclaje" o almacenamiento temporal, también se procederá a su vaciado para asegurar la eliminación completa de los datos.

9.  Divulgación

WISETRACK Corp., se compromete, a través de la presente política, a informar y solicitar explícitamente la autorización del titular de los datos personales antes de divulgar dicha información a terceras partes, tales como personas, organizaciones o autoridades especificadas. Esta divulgación solo se llevará a cabo cuando sea estrictamente necesaria y cumpla con las normativas aplicables.

• WISETRACK Corp., solicitará el consentimiento explícito del titular de los datos para cualquier tipo de divulgación, salvo en aquellos casos en que una autoridad legal o gubernamental lo solicite formalmente.
• La divulgación a entidades gubernamentales, judiciales o legales solo se realizará cuando sea requerida por ley, en cumplimiento de órdenes judiciales, normativas o investigaciones en curso, y en esos casos, no será necesaria la autorización previa del titular de los datos.
• En todo momento, WISETRACK Corp., tomará las medidas necesarias para garantizar que la información divulgada sea tratada de manera segura y de acuerdo con las leyes de protección de datos aplicables.

10.  Actualización

WISETRACK Corp. revisa y actualiza la presente política periódicamente, al menos una vez al año, o cuando se considere necesario debido a cambios en las tecnologías, proveedores, procesos o la materialización de un incidente o amenaza.